Contents
Hóa đơn Bán Lẻ là một loại chứng từ thiết yếu được sử dụng phổ biến tại các cửa hàng, hộ kinh doanh nhỏ để ghi lại chi tiết các giao dịch mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ. Khác với hóa đơn giá trị gia tăng (VAT), loại hóa đơn này không dùng để kê khai thuế và thường có nội dung đơn giản hơn. Việc hiểu rõ về hóa đơn bán lẻ, các quy định liên quan và cách lập đúng sẽ giúp hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ và minh bạch. Bài viết này sẽ cung cấp thông tin chi tiết về khái niệm, các loại, quy định và hướng dẫn sử dụng hóa đơn bán lẻ một cách đầy đủ và dễ hiểu.
Hóa đơn bán lẻ là gì?
Hóa đơn bán lẻ về cơ bản là một biên lai ghi nhận việc bên bán đã cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cho bên mua tại thời điểm giao dịch. Đây là bằng chứng về việc chuyển giao quyền sở hữu hoặc hoàn thành dịch vụ, bao gồm thông tin về mặt hàng, số lượng, đơn giá và tổng tiền. Hóa đơn này chủ yếu phục vụ mục đích quản lý nội bộ của người bán và cung cấp thông tin cho người mua về giao dịch vừa thực hiện. Cần phân biệt rõ hóa đơn bán lẻ với hóa đơn VAT – loại chứng từ bắt buộc phải kê khai thuế và thường được sử dụng giữa các doanh nghiệp hoặc khi khách hàng yêu cầu để khấu trừ thuế. Hóa đơn bán lẻ còn được gọi là hóa đơn trực tiếp.
Các loại hóa đơn bán lẻ phổ biến hiện nay
Dựa vào số lượng bản sao, hóa đơn bán lẻ thường được phân loại thành ba dạng chính:
- Hóa đơn 1 liên: Chỉ bao gồm một bản gốc duy nhất được giao cho khách hàng. Bên bán sẽ không giữ lại bản sao nào. Loại này phù hợp với các giao dịch nhỏ, không cần lưu trữ đối chiếu chi tiết.
- Hóa đơn 2 liên: Gồm một bản gốc giao cho khách hàng và một bản sao lưu lại tại cửa hàng hoặc doanh nghiệp để phục vụ việc theo dõi doanh thu hoặc quản lý hàng hóa. Đây là loại phổ biến nhất.
- Hóa đơn 3 liên: Bao gồm một bản gốc cho khách và hai bản sao. Hai bản sao này có thể được dùng cho các mục đích khác nhau như một bản cho kế toán, một bản cho bộ phận kho, hoặc một bản để đối chiếu nội bộ sau này.
Quy định về hóa đơn bán lẻ hợp lệ
Để một hóa đơn bán lẻ được coi là hợp lệ và có giá trị ghi nhận giao dịch, cần tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản khi lập:
- Nội dung chính xác: Thông tin ghi trên hóa đơn phải phản ánh đúng tên gọi, loại hàng hóa hoặc dịch vụ thực tế mà người bán đã cung cấp.
- Không tẩy xóa, sửa chữa: Bất kỳ sự sửa đổi nào trên hóa đơn đều có thể khiến hóa đơn bị mất giá trị hoặc dễ bị lợi dụng. Do đó, khi có sai sót, nên hủy bỏ hóa đơn cũ và lập một hóa đơn mới.
- Mực viết rõ nét, không phai: Chỉ sử dụng một màu mực khi viết và đảm bảo mực không bị nhòe, phai theo thời gian để thuận tiện cho việc lưu trữ và tra cứu.
- Lập đúng thời điểm: Hóa đơn cần được lập ngay tại thời điểm giao dịch mua bán hoàn thành.
- Cung cấp đầy đủ thông tin: Một hóa đơn bán lẻ hợp lệ cần có các thông tin cơ bản sau:
- Số hóa đơn
- Ngày, tháng, năm lập hóa đơn
- Thông tin của người mua (tên, địa chỉ – nếu cần chi tiết)
- Thông tin của người bán (tên cửa hàng/doanh nghiệp, địa chỉ)
- Mô tả hàng hóa/dịch vụ: Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá
- Thành tiền cho từng mặt hàng
- Tổng cộng số tiền của toàn bộ đơn hàng
- Khoản giảm giá (nếu có)
- Chữ ký của người bán (và người mua nếu cần thiết).
Hướng dẫn điền thông tin trên hóa đơn bán lẻ
Việc điền đầy đủ và chính xác các mục trên hóa đơn là rất quan trọng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:
- Mục thông tin người mua: Ghi rõ họ tên và địa chỉ của người mua hàng nếu họ yêu cầu hoặc trong trường hợp cần thiết cho mục đích đối chiếu.
- Mục hàng hóa, dịch vụ: Liệt kê chi tiết tên của từng mặt hàng hoặc dịch vụ đã bán. Nếu còn dòng trống sau khi đã ghi hết, nên dùng đường gạch chéo để đánh dấu phần còn lại không sử dụng.
- Đơn vị tính: Ghi đơn vị tính của hàng hóa như cái, chiếc, kg, mét, bộ, gói…
- Số lượng: Ghi con số thực tế về số lượng hàng hóa đã bán cho khách.
- Đơn giá: Ghi giá bán của một đơn vị hàng hóa. Lưu ý đây là giá bán lẻ chưa bao gồm thuế GTGT (nếu có áp dụng cho loại hình kinh doanh của bạn).
- Thành tiền: Tính toán và ghi tổng số tiền cho từng dòng hàng hóa (bằng Số lượng x Đơn giá).
- Cộng: Tổng hợp số lượng, đơn giá, thành tiền (cột “Thành tiền”) của tất cả các dòng hàng hóa đã ghi để ra tổng số tiền cuối cùng của hóa đơn.
- Ngày tháng năm: Ghi chính xác ngày, tháng, năm phát sinh giao dịch bán hàng.
Giải đáp các câu hỏi thường gặp về hóa đơn bán lẻ
Có một số thắc mắc thường gặp liên quan đến việc sử dụng hóa đơn bán lẻ:
- Hóa đơn bán lẻ được ghi tối đa bao nhiêu tiền? Theo quy định tại Khoản 1 Điều 18 Thông tư 39/2014/TT-BTC (thay thế Thông tư 34/2014/TT-BTC được dẫn nguồn trong bài gốc), người bán chỉ phải lập hóa đơn khi tổng giá trị thanh toán từ 200.000 đồng trở lên cho mỗi lần bán hàng. Tuy nhiên, nếu người mua yêu cầu, người bán vẫn phải lập hóa đơn dù giá trị dưới 200.000 đồng. Không có quy định cụ thể về mức tối đa cho một hóa đơn bán lẻ thông thường.
- Hóa đơn bán lẻ có cần đóng dấu không? Hóa đơn bán lẻ in sẵn (loại không phải hóa đơn VAT) do cơ quan thuế phát hành hoặc loại do cơ sở kinh doanh tự in/đặt in và sử dụng nội bộ thường không bắt buộc phải có con dấu của người bán. Điều này là do hóa đơn bán lẻ chủ yếu là chứng từ nội bộ hoặc ghi nhận giao dịch đơn giản, không có giá trị pháp lý cao hay liên quan trực tiếp đến kê khai thuế như hóa đơn VAT.
- Mua hóa đơn bán lẻ ở đâu? Các cơ sở kinh doanh có thể mua hóa đơn bán lẻ in sẵn từ cơ quan tài chính địa phương (như Chi cục Thuế quản lý) hoặc tự in/đặt in theo mẫu và đăng ký sử dụng với cơ quan thuế nếu đáp ứng điều kiện. Đối với việc mua hóa đơn in sẵn từ cơ quan thuế, đơn vị cần gửi văn bản đề nghị đến Sở Tài chính hoặc Phòng Tài chính – Kế hoạch cấp huyện nơi đơn vị đặt trụ sở. Cơ quan chức năng sẽ xem xét và cung cấp số lượng hóa đơn phù hợp.
Hiểu rõ về hóa đơn bán lẻ và các quy định liên quan không chỉ giúp chủ kinh doanh thực hiện đúng pháp luật mà còn hỗ trợ hiệu quả trong việc quản lý doanh thu và hàng hóa.
Nguồn tham khảo: meinvoice.vn