Phiếu Giao Hàng là một chứng từ kinh doanh không thể thiếu, đóng vai trò xác nhận quá trình giao nhận hàng hóa giữa người bán và người mua. Đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là trong ngành sản xuất và phân phối như bao bì giấy, việc sử dụng phiếu giao hàng chuẩn mực giúp đảm bảo tính minh bạch, chuyên nghiệp và quản lý hiệu quả chuỗi cung ứng.
Bài viết này sẽ đi sâu vào vai trò của phiếu giao hàng, giới thiệu các mẫu phiếu thông dụng được nhiều doanh nghiệp tin dùng, đồng thời cung cấp hướng dẫn chi tiết về những nội dung cần có và các lưu ý khi lập phiếu để đảm bảo đúng quy định và mang lại hiệu quả cao nhất.
Lợi ích cốt lõi khi sử dụng phiếu giao hàng chuẩn
Việc áp dụng các mẫu phiếu giao hàng theo quy chuẩn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh hoạt động giao nhận diễn ra thường xuyên:
- Theo dõi và quản lý hiệu quả: Phiếu giao hàng cung cấp thông tin chi tiết về đơn hàng và hành trình vận chuyển, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát, theo dõi quá trình giao nhận, từ đó giảm thiểu sai sót, thất lạc hàng hóa và tối ưu hóa công tác quản lý vận chuyển.
- Tăng cường sự minh bạch và tin cậy: Chứng từ này là bằng chứng pháp lý xác nhận việc giao nhận đã diễn ra, giúp giải quyết các tranh chấp (nếu có) một cách nhanh chóng và công bằng. Điều này đặc biệt quan trọng khi xử lý các đơn hàng lớn, phức tạp hoặc giao nhận ở các địa điểm khác nhau.
- Nâng cao trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng: Việc cung cấp phiếu giao hàng rõ ràng, chuyên nghiệp giúp khách hàng cảm thấy an tâm khi nhận hàng, nắm bắt đầy đủ thông tin về sản phẩm và đơn hàng của mình, từ đó tạo dựng niềm tin và sự hài lòng.
- Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp: Doanh nghiệp sử dụng các biểu mẫu chuẩn thể hiện sự chuyên nghiệp, có tổ chức trong hoạt động kinh doanh, góp phần củng cố uy tín thương hiệu.
Các loại phiếu giao hàng phổ biến được ứng dụng rộng rãi
Trong thực tế hoạt động của các doanh nghiệp, có nhiều loại phiếu giao hàng được sử dụng tùy thuộc vào mục đích và đối tượng giao dịch. Dưới đây là một số mẫu thông dụng:
- Phiếu giao hàng hàng hóa thông thường: Đây là mẫu phổ biến nhất, được thiết kế khoa học, đầy đủ thông tin cần thiết và đảm bảo tính pháp lý cơ bản cho các giao dịch bán lẻ hoặc bán buôn thông thường.
- Biên nhận hàng hóa cho doanh nghiệp B2B: Đối với các giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp (B2B), mẫu biên nhận này thường chi tiết hơn, phục vụ mục đích xác nhận thông tin giao dịch đầy đủ và chuyên nghiệp giữa hai đối tác kinh doanh.
- Phiếu giao nhận hàng hóa trong nội bộ: Được sử dụng để ghi nhận việc chuyển giao hàng hóa giữa các bộ phận, kho hàng hoặc chi nhánh trong cùng một công ty. Mẫu phiếu này giúp theo dõi, quản lý hàng hóa nội bộ một cách minh bạch và hiệu quả.
- Phiếu giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho: Đây là một biểu mẫu kết hợp, vừa xác nhận việc giao nhận, vừa đóng vai trò là chứng từ xuất hàng ra khỏi kho. Mẫu này hỗ trợ quản lý kho và theo dõi luồng hàng hóa liền mạch.
- Biên bản giao nhận hàng hóa 3 bên: Tài liệu này được sử dụng khi có sự tham gia của ba bên: bên bán, bên mua và một bên thứ ba (thường là đơn vị vận chuyển). Biên bản này giúp xác nhận rõ ràng trách nhiệm và tình trạng hàng hóa tại thời điểm chuyển giao giữa các bên liên quan, giảm thiểu rủi ro phát sinh tranh chấp.
Việc lựa chọn và sử dụng mẫu phiếu phù hợp với từng loại hình giao dịch là yếu tố quan trọng giúp tối ưu hóa quy trình quản lý. Ngoài các mẫu phiếu giao hàng, doanh nghiệp còn cần chú trọng đến các chứng từ khác trong [bộ ấn phẩm văn phòng] cần thiết cho hoạt động giao dịch và marketing.
Nội dung chính cần có trên phiếu giao hàng
Để đảm bảo tính đầy đủ và pháp lý, một phiếu giao hàng chuẩn cần bao gồm các thông tin cốt lõi sau:
- Thông tin đơn vị cung cấp: Tên công ty/cửa hàng, địa chỉ, số điện thoại, email, logo (nếu có).
- Thông tin khách hàng/Người nhận: Họ tên, tên công ty (nếu là doanh nghiệp), địa chỉ nhận hàng, số điện thoại liên lạc.
- Thông tin sản phẩm/hàng hóa: Danh sách các mặt hàng được giao, bao gồm tên sản phẩm, mã sản phẩm (nếu có), đơn vị tính, số lượng thực tế giao, đơn giá, thành tiền cho từng mặt hàng và tổng giá trị đơn hàng.
- Ghi chú: Phần này dùng để ghi lại các lưu ý đặc biệt về sản phẩm (chất lượng, màu sắc, quy cách đóng gói…), điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán hoặc các thỏa thuận khác giữa hai bên.
- Chữ ký xác nhận: Chữ ký và ghi rõ họ tên của người lập phiếu (người giao) và người nhận hàng. Có thể đóng dấu công ty (nếu cần) để tăng giá trị pháp lý.
- Ngày, tháng, năm lập phiếu: Thời điểm chính xác khi phiếu được tạo ra và hàng hóa được giao.
Lưu ý quan trọng khi tự lập phiếu giao hàng
Quá trình tạo và sử dụng phiếu giao hàng đòi hỏi sự cẩn trọng để tránh sai sót và đảm bảo hiệu quả:
- Thông tin đơn vị vận chuyển (nếu có): Nếu sử dụng dịch vụ của bên thứ ba, cần ghi rõ thông tin của đơn vị vận chuyển (tên, địa chỉ, số điện thoại liên hệ) ở đầu phiếu để người nhận dễ dàng nắm bắt.
- Kiểm tra thông tin khách hàng/người nhận: Luôn xác nhận lại thông tin địa chỉ và số điện thoại của người nhận trước khi xuất hàng để tránh nhầm lẫn, sai sót dẫn đến chậm trễ hoặc mất mát.
- Kiểm đếm và xác nhận danh sách hàng hóa: Người giao và người nhận cần cùng nhau kiểm tra kỹ lưỡng số lượng, tình trạng thực tế của từng mặt hàng so với danh sách trên phiếu trước khi ký xác nhận. Đảm bảo tên sản phẩm, quy cách (đặc biệt quan trọng với các loại bao bì giấy có kích thước, định lượng khác nhau), số lượng và giá cả được ghi chính xác.
- Thời gian lập phiếu: Ghi đầy đủ và chính xác ngày, giờ lập phiếu và giao hàng. Thông tin thời gian này là căn cứ quan trọng để giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến thời gian giao nhận.
- Chữ ký xác nhận và dấu (nếu cần): Chữ ký cần rõ ràng, ghi kèm họ tên đầy đủ. Việc đóng dấu (đối với doanh nghiệp) giúp tăng tính pháp lý và độ tin cậy của chứng từ.
Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, việc số hóa các chứng từ như phiếu giao hàng đang trở thành xu hướng. Ứng dụng công nghệ vào quy trình tạo lập, quản lý và lưu trữ phiếu giao hàng giúp tối ưu hóa công tác quản lý, giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công, tiết kiệm thời gian và chi phí. Hệ thống số hóa cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi, truy xuất thông tin và phối hợp giữa các bộ phận (kinh doanh, kho, vận chuyển, kế toán) một cách nhanh chóng và chính xác, góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động tổng thể của doanh nghiệp. Việc quản lý hiệu quả không chỉ dừng lại ở chứng từ giao nhận mà còn bao gồm cả việc quản lý các tài liệu marketing trong [bộ ấn phẩm văn phòng] của công ty.
Nguồn tin: Theo 1Office