Timeline Sự Kiện là công cụ quan trọng, được hoàn thiện ở giai đoạn cuối của quá trình chuẩn bị sự kiện. Nó đóng vai trò như một tờ thời gian biểu chi tiết, cung cấp thông tin về các hoạt động, tiết mục và thời lượng của từng phần trong sự kiện. Việc xây dựng timeline sự kiện chi tiết giúp ekip quản lý và điều hướng chương trình một cách hiệu quả, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra đúng kế hoạch và góp phần vào sự thành công của sự kiện.
Timeline sự kiện
Timeline Sự Kiện Là Gì?
Timeline sự kiện là bản tiến độ các công việc của một chương trình sự kiện tương ứng với mốc thời gian cụ thể. Mẫu timeline tổ chức sự kiện được xây dựng với mục đích giúp ekip dễ dàng quản lý và điều phối các tiết mục diễn ra đúng khung thời gian đã lên kế hoạch.
Timeline sự kiện đóng vai trò then chốt để chương trình diễn ra suôn sẻ. Các cá nhân được phân công nhiệm vụ cần nắm rõ timeline để hoàn thành tốt công việc được giao.
Như đã đề cập, timeline sự kiện chỉ xuất hiện khi các công việc chuẩn bị khác đã gần hoàn thiện, ví dụ như xác định nội dung, mục đích, kịch bản chương trình, MC scripts,…
Tùy vào mục đích truyền tải thông tin của mỗi chương trình mà người thực hiện bảng timeline sự kiện sẽ cần bổ sung thêm các cột thông tin khác, giúp người đọc hiểu rõ ý nghĩa của từng tiết mục và có cách thích ứng kịp thời với mọi tình huống.
Xem thêm: Khái niệm tổ chức sự kiện là gì và bao gồm những công việc gì?
Mẫu timeline sự kiện
Cách Làm Timeline Sự Kiện Chi Tiết
Nếu đây là lần đầu tiên bạn xây dựng kịch bản sự kiện thì các bước thực hiện một timeline chương trình sự kiện hoàn chỉnh sau đây sẽ là gợi ý hữu ích.
Tạo Timeline Sự Kiện Mẫu
Trong ngành tổ chức sự kiện không có định nghĩa nào là tuyệt đối và không có kế hoạch nào chỉ xây dựng trong lần đầu là được duyệt ngay!
Ngay cả timeline chương trình sự kiện cũng không ngoại lệ khi có thể thay đổi bất cứ lúc nào nếu như nhà tổ chức không thống nhất nội dung và ý tưởng ngay từ ban đầu.
Vì vậy việc tạo một timeline sự kiện mẫu với các khung cơ bản để các bộ phận nhân sự có thể thay nhau điền đầy đủ thông tin về mức công việc cần hoàn thiện là điều rất cần thiết.
Từ cái mẫu đã dựng sẵn, nhân sự có vai trò quản lý sự kiện sẽ thống nhất lại nội dung và trình bày chúng một cách logic nhất.
Thiết Lập Nội Dung Timeline Tổ Chức Sự Kiện
Tiếp nối phần nội dung công việc được kể ở trên, thiết lập nội dung trong timeline tổ chức sự kiện một cách chi tiết và rõ nghĩa sẽ giúp mọi người khi bắt tay thi công sự kiện sẽ trở nên mượt mà hơn.
Để chắc chắn nội dung của kịch bản rõ nghĩa, bạn nên tham khảo ý kiến của các bộ phận trong công ty (đối với doanh nghiệp) hoặc tham khảo ý kiến khách hàng (công ty tổ chức sự kiện trọn gói).
Nhờ những ý kiến này, timeline sự kiện mẫu của bạn sẽ dần hoàn thiện để có thể làm thành bản chính thức gửi cho cấp Ban Lãnh Đạo.
Timeline tổ chức sự kiện
Đặt Deadline Cho Từng Hạng Mục Công Việc
Sau khi đã điền đầy đủ các thông tin về công việc trong bảng timeline, tiếp đến nhân sự quản lý sự kiện cần phải phân rõ công việc cho từng cá nhân cùng với deadline cụ thể.
Điều này sẽ giúp doanh nghiệp có thể hoạch định công việc nhanh, kiểm soát được tiến độ của các bộ phận trước khi sự kiện diễn ra.
Những phần nội dung công việc có thể chi tiết hoặc thiết lập thành một văn bản khác để chia sẻ đến các phòng ban, tránh việc nhồi nhét quá nhiều thông tin khiến bảng timeline sự kiện của bạn thiếu chuyên nghiệp.
Bảng Mẫu Timeline Chương Trình Sự Kiện Tham Khảo
Nếu những thông tin trên chưa làm rõ nghĩa của cụm từ timeline sự kiện thì bảng timeline sự kiện mẫu sau đây sẽ là gợi ý không nên bỏ lỡ.
| MẪU TIMELINE SỰ KIỆN “CENLY PHOENIX” Đơn vị tổ chức: Juro Production |
|---|
| TT |
| 1 |
| 2 |
| 3 |
| … (các hạng mục tiếp theo) |
Đây là timeline cũng là kịch bản mà JURO từng thực hiện cho sự kiện CENLY PHOENIX của thương hiệu làm đẹp Cenly Organic.
Tuy không chi tiết nhưng khi có timeline sự kiện mẫu, các cá nhân trong team JURO có thể nhanh chóng nắm bắt được công việc, điều hướng hoạt động diễn ra đúng theo kế hoạch tổ chức sự kiện đã bàn trước đó.
Phần timeline sự kiện này có thể liên kết với cả MC scripts thế nên người trình bày nội dung cần phải phân bổ đều các cột nội dung và hạn chế viết tắt để tránh việc hiểu lầm.